案内状は、会合の趣旨や日時・場所・会費などの必要事項を、記し書きなどを用いながらわかりやすくまとめることが大事です。

手紙形式よりもビジネス文書に近い形式にされたほうが、書きやすく案内しやすい場合もあるかもしれません。

必要事項がもれなく記載されることが大切ですが、事務的に冷たい文面にならないように気を配ります。

同窓会の進行上、必要なスピーチや乾杯の音頭などの依頼がありましたら、印刷される案内状の場合でも、自筆でひとこと書き添えるとよいでしょう。

ドレスコードを必要とするようなあらたまった同窓会には、注記として書き加えてください。

同窓会の案内状は、できればその１ヶ月前までに、遅くとも２週間前までに相手に届くように発送しましょう。

拝啓　初夏の候、皆々様におかれましてはますますご活躍のこととお慶び申し上げます。

さて、本年も母校○○高等学校の同窓会を、下記の要領で開催することになりましたので、ご案内いたします。

本同窓会は、会員の同窓生ならびに恩師各位のご支援、ご鞭撻により、今回で第二十回記念を迎えることとなりました。

本年は従来にもまして、数多くの級友そして恩師の方々がご参加くださる予定でございますので、皆様、どうかふるってご来会くださるようお願い申し上げます。

懐かしい学舎の思い出に浸り、また近況を伝え合い、皆様のお力で盛会を実現したく存じます。

まずは同窓会のご案内まで。

敬具

記　　　　
　　　　　　　　　　
場所　○○会館　大広間

日時　△月△日（日曜日）　午後12時開始

会費　8000円

恐れ入りますが、同封のはがきにて、ご出欠のほどを×月×日までにお知らせください。

ご出席のかたへ、会費のお振り込み先を後日ご連絡いたします。　

平成○年○月○日

○○高等学校同窓会実行委員会

委員長　○○ 太郎