案内状は、会合の趣旨や日時・場所・会費などの必要事項を、記し書きなどを用いながらわかりやすくまとめることが大事です。

手紙形式よりもビジネス文書に近い形式にされたほうが、書きやすく案内しやすい場合もあるかもしれません。

必要事項がもれなく記載されることが大切ですが、事務的に冷たい文面にならないように気を配ります。

会社同期会は定期的に開かれるものもありますが、きっかけが他にあって企画されることも多いものです。

そのきっかけを案内状のなかで明記されますと、より会の趣旨が伝わって参加が促され、盛会への導きとなることでしょう。

進行上、必要なスピーチや乾杯の音頭などの依頼がありましたら、印刷される案内状の場合でも自筆でひとこと書き添えます。

ドレスコードを必要とするようなあらたまった会社同期会には、注記として書き加えてください。

会社同期会の案内状を届ける日にちは、1ヶ月前をめどに考えたいものですが、急に決定するものもあります。

急な企画や変更の場合も対応できるような分かりやすい文面を心掛けましょう。

師走間近とは思えない穏やかな日和に恵まれておりますが、各部署では年末への追い込みが早くも始まり、皆さまご活躍のことと存じます。

さて、このたび、△△部の○○さんが更なるスキルアップのため留学されるにあたり、○年度同期会を開催することとなりましたので、ここにご案内状申し上げます。

入社して△年、お互い励まし合い、競い合ってきた仲間たちは、その活躍の場は今後違えど、胸のなかに宿るスピリットは同じだと信じております。

日頃の業務での鬱憤を、楽しい会話と美味しいお酒・料理で癒し、また未来へ向かってお互い切磋琢磨し合いましょう。

年末のお忙しい折、恐縮ではありますが、皆さまのご出席をお待ち申し上げます。

○月○日

幹事　○○ 正子

日時　×月×日（金曜日）　午後7時から

場所　△△居酒屋　○○店

会費　3000円（当日申し受けます）

恐れ入りますが、ご出欠のほどを△月△日までに、幹事○山のEメールまでお知らせ下さい。

○○・Eメール（○×△☆@□□□. □□□. □□□）