案内状は、会合の趣旨や日時・場所・会費などの必要事項を、記し書きなどを用いながらわかりやすくまとめることが大事です。

会社送迎会の場合は、手紙形式よりもビジネス文書に近い形式にされたほうが的確だと思います。

必要事項がもれなく記載されることが大切ですが、事務的に冷たい文面にならないように気を配ります。

会社送別会は、人事の移動時期に開かれるものも多いですが、いろいろな事情で急に転任されるかたのために企画されることも少なくないと思います。

案内状のなかでそこを明記されますと、より会の趣旨が伝わって参加が促され、盛会への導きとなることでしょう。

進行上、必要なスピーチや乾杯の音頭などの依頼がありましたら、印刷される場合でも自筆でひとこと書き添えます。

会社送別会の案内状を届ける日にちは、少なくとも2週間前をめどに考えたいものですが、急に決定するものもありますので、多くのかたが対応しやすいような分かりやすい文面を心掛けましょう。

○○部各位

平成○年○月○日

幹事　○○部△△課　○○ 五郎

送別会のご案内

拝啓　春寒の候、皆さまにおかれましてはますますご清栄の由、お慶び申し上げます。

さて、このたび、○○部△△課の○山×太郎部長が△月△日付けで、○○支社の支社長としてご栄転されることとなりました。

つきましては、○山部長の今までのご功労に敬意と感謝を表しますとともに、新天地でのご健勝とさらなるご躍進をお祈り申し上げ、下記のとおり送別会をとり行います。

皆さま、お繰り合わせの上、ご参加くださいますようお願い申し上げます。

敬具

記

日時　○月○日（水）午後6時30分より

場所　△△亭（当日は貸し切りとなります）

会費　3000円

恐れ入りますが、準備の都合上、近日中に回覧でご出欠を確認させていただきます。

会費は当日に承りますので、よろしくお願いいたします。

以上

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